انواع اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یا Office automation نرم افزار ها یا سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی آن‌ها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات که از لحاظ تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است.

مقدمه ای بر اتوماسیون اداری

امروزه در  اتوماسیون اداری رمز بقای سازمان‌ها و تداوم فعالیت‌های آن‌ها مجهز شدن این سازمان‌ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات، یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیت‌های اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات را در برگیرد به‌ وضوح احساس شد.

معمولا نرم افزار اتوماسیون اداری شامل بخش های مختلفی مانند کارتابل،گردش کار  یا workflow engine،داشبورد مدیریتی و ... می باشد و استفاده کنندگان از این نرم افزار می توانند با ارسال نامه در کارتابل یکدیگر ارتباط بین بخش های مختلف یک سازمان ایجاد کننئد

این مقاله ضمن بررسی اتوماسیون اداری از جهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری می‌پردازد. همچنین در این مقاله مزایا و معایب اتوماسیون اداری تحت وب، ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی باسیستم اتوماسیون اداری پرداخته می‌شود. با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل‌های مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده‌تر شدن ارتباطات تجاری، سازمان‌ها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم‌هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و در جهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند.

درواقع محیط پررقابت کسب‌وکار و دگرگونی‌های این محیط در دهه 1990 (جهانی‌شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچندان کرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روزبه‌روز اهمیت بیشتــری می‌یابد، چنانکه امروز سازمان‌هایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند؛ اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیست‌؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آن‌ها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و...

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است. همان‌طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند. لیکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه‌ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به‌طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد. فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه‌ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به‌طور حتم تأثیر مهمی را بر جهت‌گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آن‌ها خواهند گذاشت. امروزه نه‌تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند.

کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سیستم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آن‌ها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که همگی آن‌ها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه‌شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکت‌ها با آن روبرو هستند، صرفاً به‌کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره‌وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

در نخستین سال‌های اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پــردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تأکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده‌ها، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند.

در اوایل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روش‌های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM DSS) به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری با توجه به پیشرفت‌های حاصله در تجهیزات رایانه‌ای، موضوع افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به‌کارگیری تجهیزات رایانه‌ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند؛ اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌توانست به‌صورت خودکار از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ خودکار خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد و تکامل‌های بعدی در این زمینه ایجاد شد. نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند.